Manager efficacement votre projet immobilier

Objectifs pédagogiques

A l’issue de la formation, les apprenants seront capables de :

• Comprendre et utiliser les méthodes et outils d’une démarche management de projet
• Identifier le périmètre précis de la fonction de responsable de projet
• S’approprier les méthodes et les outils pour mettre en oeuvre des projets
• Identifier les paramètres à maîtriser dans un projet
• Acquérir les méthodes et les outils indispensables pour organiser son projet, mobiliser ses partenaires et prestataires, prendre des décisions efficaces
• Anticiper les difficultés et les risques, du démarrage du projet à la réception
• Organiser, planifier et accompagner le déroulement d’une opération de réhabilitation
• Planifier, suivre et contrôler le budget d’une opération
• Identifier les problèmes, analyser la situation, mettre en oeuvre des solutions
• Comprendre l’importance de la formalisation (planning…)
• Définir les règles de sécurité
• Gérer la phase de fin de chantier, la réception et les garanties
• Gérer ses priorités, respecter les plannings, gérer les perturbations et recaler les plannings
• Se faire reconnaître et légitimer en tant que chef de projet
• Agir au quotidien, en équipe projet, et auprès de son métier de rattachement
• Définir les critères de mesure et de suivi du projet
• Gérer les relations fonctionnelles avec les partenaires externes et internes et les utilisateurs finaux (Relations clients / fournisseurs internes)

Programme

RAPPEL DES FONDAMENTAUX DU MANAGEMENT DE PROJET 

A. Qu’est-ce qu’un projet ? 

Un projet … 

• Vise à un / des résultat(s) concret(s) 
• Est limité dans le temps 
• Est novateur 
• Regroupe des compétences variées 
• Est coordonné par un chef de projet 
• Est source de changements 

B. La réussite d’un projet est fonction d’une gestion efficace  

• La fonction de chef de projet est un défi constant qui demande : Une compréhension du contexte général, politique, économique, juridique et financier de l’entreprise ; -> C’est un « Chef d’Orchestre 
• La capacité de concilier des exigences contradictoires telles que : Les ressources disponibles et les attentes; Les priorités différentes des parties prenantes ; 

C. Caractéristiques des projets réussis 

• Des objectifs précis:
  • Les projets les plus réussis ont des objectifs définis clairement dès le départ 
• Un plan de projet bien établi:
  • Un plan conçu avec minutie qui permet à chaque participant de comprendre et de contribuer au projet. 
  • Il précise les responsabilités de chacun et sert d’outil de suivi pour permettre d’adopter des mesures correctrices tôt dans le processus. 

• La communication, encore la communication 
  • Le projet repose sur la collaboration de toutes les personnes qui y prennent part. 
  • Une communication réelle et continue doit s’établir entre les parties, si elles veulent oeuvrer ensemble à la réussite du projet. 

• Une envergure maîtrisée
  • Tout au long du projet, il faut faire face à des situations qui ne contribuent pastoutes à la réussite des objectifs.
  • Il importe de porter attention aux priorités, avec une perte minimale de tempset une efficacité maximum.

• Le soutien des intervenants
  • D’ordinaire, les projets sont le fait de plusieurs parties prenantes.
  • Il importe que celles-ci accordent leur soutien pour toute la durée du projetde façon que l’équipe atteigne ses objectifs.

II. LES ÉTAPES ET CONTENU DU PROJET

A. La phase de conception

• Doit permettre de répondre aux questions :
  • Quoi ? (Que va-t-on faire ?)
  • Pourquoi ? (Le fait-on ?)
  • Qui ? (Va le faire ?)
  • Où ? (Cela va-t-il être fait :interne/externe, service, etc… ?)
  • Quand ? (Le calendrier de réalisation ?)
  • Comment ? (Exigences de qualité de présentation ?)
  • Combien ? (Coûts directs, indirects ?)

• « Interroger » la commande: La « commande » est généralement exprimée en termes de « Solutions à mettre en oeuvre ». Dans tous les cas, il convient de :
  • Vérifier sa bonne compréhension,
  • Analyser la demande de manière approfondie,
  • Identifier à quel besoin réel elle veut répondre,
  • Peut-on être en mesure de proposer des solutions alternatives ?

B. Les étapes de la conception

• Structurer le projet
• Constituer et installer le comité de pilotage
• Constituer l’équipe projet
• Planifier le projet
• Évaluer les moyens nécessaires
• Évaluer les coûts

• Structurer le projet
  • Découpage en éléments simples
  • Sous-projets
  • Tâches qui pourront être confiés à l’un ou l’autre des membres de l’équipe-projet
• Mise en place du Comité de pilotage
  • Il sera composé des responsables opérationnels qui vont assister le commanditaire pour les choix stratégiques

• Objectifs spécifiques et / ou intermédiaires
  • Ce sont les objectifs partiels, d’étapes, de « sous-projets » qui vont contribuer à la réalisation de l’objectif global.
  • Chacun d’eux peut être l’objet d’une « démarche projet » spécifique
  • Le découpage du projet en sous-projets sera l’une des phases de la préparation d’un projet

• Les enjeux
  • Enjeux = effets indirects, objectifs non apparents (cachés ?),
  • Effets (dommages ?) « collatéraux » du projet lorsqu’il sera réalisé.
  • Les enjeux peuvent varier selon le point de vue de chacun des acteurs

• L’état des lieux / Diagnostic
  • Photographie de la situation de départ
  • Elle servira de référence pour évaluer / mesurer les changements générés par le projet

• Les contraintes / les limites
  • Quelles sont les contraintes à prendre en compte (Politiques, réglementaires, administratives, financières, techniques, …)?
  • Quelles sont les limites du projet ? (Ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas)
  • Les autres projets associés ou connexes

• Les acteurs
  • Quelles sont les personnes (physiques / morales / services / institutions / groupes de pression, …) qui vont être concernées un titre ou à un autre par le projet.
  • A quel titre sont-elles impliquées ?
  • Quelle est leur relation au projet ?

• Constituer l’équipe projet
  • Personnes provenant de services différents, experts…. 
  • Ceux qui vont travailler concrètement autour du Chef de projet.
  • Qui rendent compte au Chef de projet

• Planifier le projet
  • Identifier toutes les tâches à réaliser
  • Pour chaque tâche :▪Identifier qui doit la réaliser
  • Évaluer du temps nécessaire
  • Repérer les liens obligatoires entre les tâches
  • Établir un « tableau de planification »

• Évaluer les moyens
  • Moyens humains internes
  • Moyens humains externes
  • Moyens techniques

• Évaluer le coût du projet
  • Un projet a obligatoirement un coût :
  • Celui lié aux moyens nécessaires
  • Les coûts d’exploitation ou de fonctionnement
  • Évaluer le coût de « non-réalisation » (Si on ne fait rien, combien cela coûtera-t-il ?)
  • Evaluer la « rentabilité » d’un projet

C. Le contenu du projet

• Montage du projet
  • Les différents prestataires et contrats
  • Guide de conception d’une opération immobilière économique et rentable
  • La réglementation et les normes applicables
• Le montage financier des opérations immobilières
  • La sélection, la recherche et la mise en place des financements
  • Elaborer le bilan financier prévisionnel de l’opération
  • Etablir un plan de trésorerie prévisionnel

• Consultation des entreprises et chantier
  • La consultation des entreprises : les étapes clés
  • Les formalités à accomplir avant l’ouverture du chantier
  • Maîtriser la gestion administrative, technique et financière du chantier
  • Les règles relatives à la sécurité et à la protection de la santé des travailleurs

• Achèvement, réception et livraison de l’opération
  • Le contrôle des travaux en vue des opérations préalables à la réception (OPR)
  • La réception et la livraison
  • Les dossiers à constituer
  • L’établissement du décompte du marché
  • Gestion des litiges et réclamations en fin de chantier

D. L’évaluation du Projet

L’évaluation finale correspondant à la « réception » du projet : « L’objectif est-il atteint ? » 

• L’évaluation finale
  • Dans le respect du « cahier des charges »
  • Respect des délais
  • Respect des coûts et des autres contraintes

• L’évaluation « a posteriori »

L’évaluation « a posteriori » va permettre de vérifier après un certain temps que les « résultats attendus »(les impacts) sont au rendez-vous (par comparaison avec l’état des lieux).

III. ROLE ET RESPONSABILITES DES ACTEURS DU PROJET

A. Les partenaires

• L’organisation des partenaires
• Interactions des partenaires avec le maître d’ouvrage
• Interactions entre les partenaires
• Responsabilités juridiques

B. Rôles, responsabilités et missions des différents intervenants

• L’organisation du chantier
• Strate de la MOA
• Strate des conseils du MOA
• Strate des MOE
• Strate des Entreprises
• Le Maitre d’Ouvrage
• Les Mandataires
• Le Conducteur d’Opération
• Le Maitre d’œuvre
• Le Programmiste
• L’OPC
• L’Entreprise
• Le Contrôleur Technique
• Le SPS
• Le SSI

C. Les documents contractuels liés aux différents intervenants

• Listing des différents documents contractuels avec l’ensemble des partenaires de l’acte debâtir
• Maître d’oeuvre
• Entreprises
• Bureaux d’études
• Contrôle….

IV. LE SYSTEME DE PILOTAGE DU PROJET

Piloter c’est :

• Définir le chemin pour atteindre les objectifs, suivre l’avancement réel :
• Tâches, délais, coûts ;
• Interpréter les informations, anticiper les aléas, les conséquences
• Réagir : Décider des mesures correctives, modifier le déroulement et informer
• Piloter les actions correctives

A. Le Rôle du Chef de Projet

• Le pilotage
  • Avoir une vision globale surl’avancement du projet et le gérer
  • Être capable d’identifier et de traiterles problèmes qui se posent
  • Être capable d’anticiper les difficultés
  • Communiquer sur le projet vers l’ensemble des personnes concernées

• L’animation de l’équipe projet
  • Mobiliser et coordonner l’équipe sur l’atteinte des objectifs du projet
  • Favoriser la prise de décisions au sein de l’équipe
  • Valoriser la contribution de chacun

• •La gestion des ressources de son équipe
  • Constituer la meilleure équipe possible
  • Ajuster en permanence les ressources aux besoins

• •La gestion de la relation avec le Comité de Pilotage ou la Direction
  • Tenir informé le Comité de pilotage de l’avancement et des difficultés du projet
  • Prendre en compte le besoin Client et les priorités du Comité de Pilotage

B. Les clés du management : Déjouer les pièges du management de projet

• Le Management d’équipe
  • Mode de recrutement ou de cooptation des participants (Conduire un entretien pourassocier un intervenant interne ou externe à un projet)
  • Contractualiser la relation responsable de services / intervenants / chef de projet
  • Les règles d’une délégation efficace

• Le Travail en équipe
  • Les caractéristiques d’une équipe performante et les styles de management du chef de projet / Les stades d’évolution de l’équipe projet
  • Optimiser ses relations aux autres dans l’équipe projet
  • Donner et recevoir des « feed-back » de manière positive, non agressive et sansanxiété.
  • Identifier les différentes formes de mécanismes défensifs présents dans l’équipe.
  • Renforcer la cohésion de l’équipe projet
  • Exercer un rôle positif sur le climat de l’équipe.
  • Agir sur les rôles et les relations qui permettent de créer une équipe performante.

• Ajouter une dimension à son management : le leadership
  • Ce que les acteurs projet attendent d’un leader.
  • Clarifier le leadership en mode projet.
  • Prendre conscience de ses propres qualités de leader.
  • Créer un climat facilitant l’adhésion, la responsabilisation et la confiance.
  • Favoriser les contacts positifs et constructifs.
  • Trouver le bon niveau d’influence et de contrôle.
  • Communiquer et dialoguer franchement et ouvertement

• La Négociation »
  • Techniques de négociation.
  • Négocier pour coopérer.
  • Préparer et conduire une relation négociée avec tous les intervenants.

• Le management des « Risques »
  • Évaluer les risques majeurs.
  • S’intéresser aux différents types de risques : les menaces et les opportunités.
  • Identifier l’ensemble des risques / Déterminer les provisions pour risques et aléas.
  • Surveiller les risques tout au long de l’exécution du projet.
  • Savoir « rebondir » et transformer un risque en avantage

• Les Réunions
  • La technique de conduite de réunion
  • Organiser et mener à bien une réunion de projet.
  • Lancement, avancement, revue de projet, comité de direction, comité de pilotage,clôture du projet).
  • Obtenir le soutien des décideurs en cours de réunion.
  • Vérifier la solidité des orientations et décisions prises.

• Contrôle de l’avancement / Anticipation – Reprévision permanente »
  • Savoir mener les réunions de coordination
  • Recueillir les temps passés et les estimations de « reste à faire ».
  • Analyser l’avancement et réagir en cas d’écart par rapport aux prévisions.
  • Préparer la prise de décision pour les mesures correctrices

• •La Motivation de l’équipe projet / les « Conflits »
  • Identifier les types de conflits et connaître les attitudes adaptées.
  • Réagir face à une situation conflictuelle / Traiter les comportements agressifs.
  • La confiance, générateur de l’efficacité des relations.
  • Gestion des relations hiérarchiques (Montantes et descendantes)

C. Le Projet « en Crise » : Comment reprendre et redresser un projet

• Objectif : Analyser les dérives et remettre le projet sur les « rails »
  • Analyser la situation du projet en utilisant les référentiels d’audit de projet.
  • Les techniques de résolution de problèmes.
  • Construire un plan d’actions focalisé sur les difficultés identifiées.
  • Initier les actions correctrices.

• Quand un projet est-il en crise ?
  • En interne : Les dysfonctionnements de l’organisation.
  • En Externe : Evolution de l’environnement du programme (Aléas et contraintes exceptionnelles)

• Auditer un projet
  • Mesurer les impacts des dysfonctionnements.
  • Préparer les actions correctrices.
  • Conduire le contrôle en relevant les facteurs techniques et les facteurs humains.
  • Évaluer l’état du moral de l’équipe projet.

• Construire un plan de redressement
  • Abandonner la recherche des causes / Passer à la recherche du « comment faire »
  • Vérifier l’acceptation des mesures par les décideurs.
  • Faire re planifier le projet par l’équipe : produire un nouveau planning réaliste

V. LES OUTILS OPERATIONNELS (à aborder selon les besoins des stagiaires)

• Outils du Manager de Projeto
  • Réunion de Développement
  • Fiches Programme
  • Comité Lancement
  • Réunion de Coordination
  • Comité de Pilotage
  • Réunion Gestion

• Outils Opérationnels de Gestion de Projet (Selon les besoins des stagiaires)o
  • Exemple de cahiers des charges
  • Schémas de configuration de projets
  • Tableau de choix multicritères
  • L’organigramme des tâches
  • L’organigramme des ressources
  • Tableaux de financement
  • Tableaux d’impact coûts/délais des scénarios
  • Le PBS (décomposition hiérarchique et organisée du projet qui permet l’intégration »management – exécution – maîtrise »)
  • Le graphe PERT (permet de visualiser la dépendance des tâches et de procéder à leur ordonnancement).

Modalités pédagogiques 

Nous proposons une formation basée sur une pédagogie active. Les apprenants seront mis en situation pour pouvoir expérimenter les méthodes et outils qui leur seront apportés (études de cas, exercices, quiz…) en complément des apports théoriques. 

Evaluation de la formation 

Nous réaliserons plusieurs évaluations auprès des apprenants, avec à chaque temps, des objectifs spécifiques. Ces évaluations seront réalisées sous forme numérique, à partir de l’adresse e-mail de l’apprenant : 

L’évaluation des connaissances permet de vérifier que les apprenants ont bien acquis les connaissances fondamentales de la formation. 

• Une évaluation des connaissances à chaud est réalisée en fin de chaque module de formation et peut prendre différentes formes : quiz / QCM réalisé oralement pendant la session, études de cas corrigées par le formateur, mises en situation…

L’évaluation de satisfaction permet de s’assurer que la formation a répondu aux besoins des apprenants, dans les meilleures conditions : 

• Une évaluation de satisfaction à chaud est réalisée via un questionnaire d’appréciation et d’autoévaluation des objectifs pédagogiques et est à compléter par l’apprenant à l’issue de la formation
• Une évaluation de satisfaction à froid est réalisée via un questionnaire d’appréciation et està compléter par l’apprenant 3 mois après la formation

Les livrables 

• Pour les stagiaire: les supports de formation ainsi que les documents annexes seront mis à disposition des apprenants sur un extranet spécifique au parcours de formation avec des accès apprenants individuels.
• A l’issue du parcours de formation, chaque apprenant se verra remettre une attestation de fin de formation.

• Pour les prescripteurs: Un compte-rendu des résultats des évaluations vous sera communiqué à l’issue du parcours de formation.

Le contenu de ce programme peut faire l’objet d’adaptation selon les niveaux, pré requis et besoins des apprenants.